עסק מתחיל מרעיון מוצלח שאט אט קורם עור וגידים והופך מחלום למציאות. בעלי עסקים מממשים את התשוקה והעניין שלהם, אך לצד מה שהביא אותם לפתוח את העסק הם נדרשים להתעסקות רבה בענייני ניהול אפורים שלאו דווקא נמצאים בתחום ההתמחות שלהם. בדומה לתחומים רבים שמוציאים עסקים לקבלן חיצוני, בשנים האחרונות ישנה מגמה להוציא שירותי משרד למיקור חוץ.
מה זה מיקור חוץ?
מיקור חוץ היא שיטת ניהול, שבבסיסה השארת תחומי הליבה תחת ניהולו של העסק והוצאת פעילויות משניות והעברתן לקבלן חיצוני. מיקור חוץ מאפשר לעסק להתמקד בתחום בו הוא מתמחה ולהשקיע בו את מיטב המשאבים, כאשר התחומים בהם הוא לא מתמחה מבוצעים על ידי קבלן המתמחה בהם.
עם פריחתה של כלכלת השוק, מיקור חוץ הפכה לשיטה נפוצה במיוחד הן עבור חברות פרטיות והן עבור ממשלות ברחבי העולם המוציאות שירותים מסוימים לקבלנים חיצוניים. שיטה זו מאפשרת ניהול יעיל יותר של העסק או הארגון, כאשר כל עבודה מבוצעת ומנוהלת על ידי בעלי מקצוע המתמחים בתחום.
מיקור חוץ של שירותי משרד
בדומה לתחומים אחרים שיוצאים למיקור חוץ, בשנים האחרונות קיימת גוברת מגמה של הוצאת שירותי משרד לקבלנים חיצוניים. ההיגיון מאחורי זה הוא בסופו של דבר פשוט: שירותי משרד הם לא תחום עיסוק עיקרי של המשרד; כך למשל, אם למשל בבעלותכם משרד עורכי דין, אין סיבה שתתעסקו בהעסקת עובדים חדשים, אדמיניסטרציה, ניהול חשבונות וכדומה.
מיקור חוץ של שירותי משרד עשוי לכלול מספר שירותים:
ניהול יומן ותיאום פגישות: ניהול לוח והזמנים וביצוע משימות כגון קביעת תורים, טיפול מול הבנקים, הזמנת כרטיסי טיסה ולינה לחו"ל, ייצוג ועבודה מול רשויות ותיאום פגישות עם בעלי מקצוע.
הצעות מחיר והזמנות מספקים: ניהול משא ומתן עם לקוחות וספקים, הצעות מחיר ללקוחות והזמנת חומרי גלם מספקים.
שירותי אדמיניסטרציה: שירותי מזכירות וניהול משרד, מענה טלפוני, מענה בדואר אלקטרוני, הכנת מסמכים,הכנת מצגות ופרזנטציות, כתיבת פרוטוקולים וסיכומי ישיבות וכן העברת חוזים ומסמכים.
גבייה: מעקב אחר תשלומים מלקוחות תוך תזכורות ועדכון שוטף.
מהם יתרונות של שירותי משרד במיקור חוץ ומה התועלת?
ככלל, היתרון העיקרי של מיקור חוץ לשירותי משרד הוא ניהול יעיל יותר. זה בא לידי ביטוי במספר אופנים:
חיסכון בזמן: כמנהלי עסק, זמן הוא אולי המשאב היקר ביותר שלכם. למרות זאת, בעלי עסקים ומנהלים מוצאים את עצמם מבזבזים לא מעט זמן על תחומים שלא נמצאים בתחום התמחותם ויכולים להיות מטופלים במהירות ויעילות על ידי מי שבאמת מתמחה בזה. עם מיקור חוץ לשירותי משרד תוכלו לפנות זמן לתחום ההתמחות שלכם וצמיחת העסק במקום לדאוג לדברים שיכולים להיות מטופלים על ידי אחרים.
חיסכון בכסף: בסופו של דבר פירושו של העסקת קבלן שיבצע את שירותי המשרד ביעילות רבה יותר היא חסכון כספי. במובן זה, קיים יתרון לגודל: לקבלן כבר יש את התשתית באמצעותה הוא עושה את העבודה ולא צריך להקים אותה מאפס. כך אתם חוסכים לעצמכם את עלויות הקמת משרד גדול ועלויות עובדים.
התמקצעות: כל בעל עסק יודע שהדרך להצלחה עוברת דרך האצלת סמכויות מסוימות. כאשר כל תחום בעסק מבוצע על ידי מי שיודע לבצע אותו היטב ומתמחה בו העסק הופך למקצועי יותר ויעיל יותר. הזמן והחיסכון הכספי שמאפשרים מיקור חוץ של שירותי המשרד מאפשר לכם לעבוד טוב יותר בתחום העיסוק שלכם ולהתמקד בפעילות הליבה של העסק, ומאידך קבלן מקצועי דואג לניהול שירותי משרד על הצד הטוב ביותר.
