ניהול מודולרי – תהליכים בניהול העסק
הקמה של עסק תחילתה בחלום, רעיון, ולא פחות חשוב מכך – כישרון. מה שמביא אותנו להיכנס לתחום מסוים, הוא העניין שלנו בו והיכולת שלנו להתמצא בו היטב ולספק ערך ללקוחות. לצד זה, ניהול עסקי מצריך מאיתנו הרבה ידע והבנה בתחומים שאנחנו לאו דווקא בקיאים בהם, כגון אדמיניסטרציה, ניהול כספים, גביית חובות וכדומה.
אחת הדרכים להתמודד עם האתגרים בפעולות לא ליבתיות של עסק הוא ניהול מודולרי.
מה זה ניהול מודולרי?
כדי להסביר מהו ניהול מודולרי נסביר תחילה מהי מודולריות.
מודולריות היא למעשה תכונה המתארת את מידת היכולת לפרק ליחידות ידע/פעולה קטנות, או יחידות משנה.
יחידות המשנה ביחידת האם יכולות להיות זהות זו לזו או שונות וניתן להרכיב מהן גופים שונים באופנים שונים. מושג זה רלוונטי לתחומים רבים: מדע, טכנולוגיה, תעשייה וכן ניהול עסקי.
כיצד מודולריות באה לידי ביטוי בניהול עסקי?
ניהול מודולרי הוא למעשה ניהול שמאציל סמכויות על מי שיודע ומסוגל לבצע פעולה מסוימת טוב יותר. נניח לצורך העניין שאתם מנהלים של משרד עורכי דין. אתם תותחים בייצוג וליווי משפטי שלך הלקוחות שלכם, יודעים איך לנצח בתביעות ומכירים היטב כל חקיקה, תקנה ופסק דין הרלוונטיים לתחום ההתמחות שלכם. עם זאת, כדי שהמשרד שלכם יוכל לספק ללקוחות את השירות הטוב ביותר הוא לא נדרש רק לדעת לספק שירותים משפטיים מצוינים, אלא לספק שירותים טוב באופן כללי וזה כולל העסקה איכותית של עובדים, ניהול לוחות זמנים, הזמנת ציוד מספקים ובקיצור – עבודה אדמיניסטרטיבית.
המשמעות של ניהול מודולרי היא שבמקום שאתם תתעסקו בעבודה האדמיניסטרטיבית שיש לכם ידע חלקי לגביה (ובמקרים רבים כנראה לא מעניינת אתכם) תפנו אותה למי שמתמחה בה וכך תוכלו להתרכז בעבודה המקצועית שלכם.
מהו מיקור חוץ של שירותי משרד?
סביר להניח שהמונח "מיקור חוץ" לא חדש שלכם; זוהי שיטה ידועה בכלכלה המודרנית להפניית פעולות שאינן קשורות ישירות למקצוע שלכם מחוץ לארגון ונפוצה הן בקרב חברות פרטיות והן בקרב חברות וגופים ממשלתיים.
בין השאר, ניתן להוציא לקבלן חיצוני גם שירותי משרד כגון:
ניהול לו"ז ותיאום פגישות: ניהול היומן שלכם באופן היעיל, המאורגן והמקצועי ביותר. תיאום, מעקב ובקרה אחר משימות אישיות כגון תשלומים, קביעת תורים, הזמנת כרטיסי טיסה לחו"ל, תיאום פגישות עם אנשי מקצוע ולקוחות ועוד.
גביית חובות: אנחנו בטוחים שרוב הלקוחות שלכם אנשים ישרים שלא יתחמקו מתשלום, אך תמיד יש מיעוט של לקוחות שכדי להוציא מהם תשלום צריך לעבור בשבעה מדורי גיהנום. שירותי גביה מקצועיים מקלים על גביית חובות אבודים ומסייעים לניהול תזרים מזומנים נכון לעסק.
הצעות מחיר והזמנות מספקים: הפקת הצעות מחיר ללקוחות ומעקב אחריהן וביצוע הזמנות מספקים.
אדמיניסטרציה: מגוון שירותי משרד בהתאמה אישית כגון מענה טלפוני, בדואר אלקטרוני וברשתות חברתיות, הכנת מסמכים, הכנת מצגות, העברת חוזים לחתימה וכדומה.
ייעול העסק והצלחה עסקית משיגים עם ניהול נכון.
ניהול נכון הוא המפתח להשגת הצלחה עסקית והתייעלות של העסק. מיקור חוץ מסייע לכם להשיג מטרה זו בשני אופנים מרכזיים.
האופן הראשון הוא חסכון במשאבים זמן וכסף. הזמן הוא אולי המשאב היקר ביותר שלכם וכל זמן שאתם משקיעים בפעילות אדמיניסטרטיבית הוא זמן שלא מושקע בפעילות המקצועית שלכם. כמו כן, מיקור חוץ מסייע לחסוך כסף ולבצע את שירותי המשרד טוב יותר שכן הוא חוסך עלויות העסקה והקמת משרד גדול תוך ניצול היתרון לגודל של החברה הקבלנית.
האופן השני הוא התמקצעות. את המשאבים שחסכתם אתם יכולים להשקיע כעת בפעילות המקצועית של המשרד שלכם ולהתמקצע בה עוד יותר כשמנגד הפעילות האדמיניסטרטיבית מבוצעת גם היא בצורה מקצועית יותר על ידי הקבלן.
